Ogni mattina la stessa scena: una mail di assenza, una classe scoperta e la segreteria che inizia a telefonare ai docenti uno per uno, sperando che qualcuno risponda e sia libero. Tra chiamate, verifiche delle ore e incroci di disponibilità se ne va una parte della mattina, proprio nel momento più frenetico della giornata.
SinergiaScuola toglie di mezzo il giro di telefonate. Quando un'assenza viene segnalata, l'algoritmo di sostituzione mette in fila in pochi secondi i colleghi che possono coprire quell'ora.
Come funziona, passo per passo
- 1. Si segnala l'assenza — dalla dashboard, oppure è il docente stesso a segnalarla dalla sua pagina, se la scuola glielo consente.
- 2. L'AI calcola i candidati — solo chi è libero in quell'ora, messo in ordine con i criteri e i pesi scelti dalla scuola.
- 3. I primi candidati ricevono la richiesta — una notifica sul telefono a chi l'ha attivata, e l'email se la scuola ha configurato la casella. Confermano o rifiutano con un clic. (Durante la prova gratuita, in uso privato, ai docenti non parte niente: il programma ti dice chi chiamare a voce.)
- 4. Il primo che conferma prende l'ora — gli altri vengono avvisati che non serve più. Se tutti rifiutano o nessuno risponde in tempo, la richiesta passa da sola al candidato successivo, e chi gestisce le sostituzioni riceve l'avviso.
Ogni richiesta resta registrata: sai chi ha accettato, chi ha rifiutato e quale ora è ancora scoperta. E se un collega non ha l'email, il programma te lo dice col suo nome: quella è l'unica telefonata che resta.
Perché è meglio del metodo manuale
Pochi secondi
L'elenco ordinato dei candidati, anche con molte assenze nella stessa mattina.
Equo e trasparente
Il carico è distribuito con criteri chiari: niente sempre gli stessi.
Ore sotto controllo
Chi è già al monte ore scende nella lista; l'ora a pagamento la autorizza il dirigente, e il report mensile conta le supplenze di ciascuno.
Alert mattutino
Ogni mattina un riepilogo di assenze e coperture, anche dal telefono.
Si integra con l'orario della scuola
Le sostituzioni partono dall'orario che hai già: SinergiaScuola sa chi insegna cosa e quando, quindi conosce all'istante chi è libero. Se non hai ancora generato l'orario, lo crei con il software per l'orario scolastico in pochi secondi. La gestione di permessi e ore rientra nello stesso flusso: vedi ad esempio come si gestiscono i permessi brevi del CCNL.
Meno telefonate, ogni mattina
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Domande frequenti
Come fa l'AI a scegliere il sostituto giusto?
Considera solo chi è libero in quell'ora e lo mette in ordine con nove criteri, di cui la scuola sceglie il peso: disponibilità dichiarata, ore da recuperare, stessa classe di concorso, stessa materia, stesso plesso, carico settimanale, chi è già a scuola, rotazione delle supplenze e disponibilità segnata dal dirigente. Accanto a ogni nome c'è il motivo, così la scelta è trasparente.
Come viene avvisato il docente?
Riceve una notifica sul telefono, se l'ha attivata, e un'email se la scuola ha configurato la sua casella: in tutte e due ci sono giorno, ora, classe e materia. Conferma o rifiuta con un clic. Il primo che conferma prende l'ora, gli altri vengono avvisati che non serve più, e chi gestisce le sostituzioni riceve l'avviso della risposta. Durante la prova gratuita di 6 mesi la scuola usa il programma in uso privato: gli avvisi ai docenti si attivano quando la scuola adotta il servizio, e intanto il programma dice chi chiamare a voce.
Vengono rispettate le ore di contratto?
Il programma ne tiene conto in due modi. Chi è già al suo monte ore scende nella lista, con scritto accanto quante ore ha. E l'ora eccedente a pagamento non la decide il programma: la autorizza il dirigente, solo per chi si è dichiarato disponibile e solo entro il tetto settimanale, che il programma ricontrolla prima di inviare la richiesta.
Quanto tempo si risparmia?
Dipende dalla scuola, e non vogliamo dare un numero inventato: per questo lo chiediamo alle scuole, con una domanda anonima su sinergiascuola.it/domanda. Quello che abbiamo misurato è la parte del programma: in un istituto di prova da 69 classi, con 30 assenze insieme, l'elenco ordinato dei candidati arriva in meno di due secondi.