Le risposte alle domande che ci fanno i dirigenti, come funziona l’AI, che cosa succede ai dati e quanto costa. In home c’è la versione corta.
Hai altre domande? Scrivici a info@sinergiascuola.it
La nostra AI elabora i dati della scuola — classi, materie, vincoli e monte ore; i nomi dei docenti li legge dal tuo Foglio Google, senza scriverli nel database — sui nostri server, in Europa, e spiega ogni scelta che fa. Un dirigente può adottarla e raccontarla al Collegio, al DPO e ai sindacati con dati alla mano. Le scuole possono usare l'AI: lo dicono le Linee guida del Ministero (2025).
Database e applicazione sono su server in Unione Europea (Francoforte). I dati non addestrano l'AI di nessun altro. Il foglio Google con nomi ed email lo tratta Google, in UE e USA, con clausole contrattuali tipo.
Il punto giuridico non è «dove sta il server», è il trasferimento: il GDPR lo disciplina nel Capo V, artt. 44-49, e dopo la sentenza Schrems II (Corte di Giustizia UE, C-311/18, 16 luglio 2020) portare dati personali fuori dall'Unione obbliga la scuola a una valutazione caso per caso e a garanzie supplementari.
Noi quella domanda te la togliamo dal tavolo: applicazione e database stanno in Unione Europea (Francoforte), e il trattamento avviene lì. Nessun trasferimento verso paesi terzi — quindi niente clausole contrattuali tipo da allegare, niente valutazione d'impatto sul trasferimento da scrivere.
GDPR Reg. (UE) 2016/679, Capo V — e Linee guida del Ministero sull'AI a scuola, 2025.L'AI che genera l'orario è un motore scritto da noi e gira sui nostri server: i dati della scuola (classi, materie, vincoli) vengono elaborati qui e restano qui, mentre nomi ed email dei docenti si leggono dal tuo Foglio Google quando servono e non vengono scritti nel nostro database.
«Motore nostro» ha una conseguenza pratica: il tuo orario non viene mandato a nessun fornitore di modelli. Non c'è una chiamata a un servizio esterno da nessuna parte del programma — e quindi non c'è nemmeno un sub-responsabile da far valutare al tuo DPO per quel pezzo.
L'algoritmo è un motore a vincoli: prova una combinazione, torna indietro quando ne viola uno, e fra le soluzioni valide sceglie quella col punteggio migliore su carichi, buchi ed equità.
È anche ciò che rende corto il tuo registro dei trattamenti (GDPR art. 30): un responsabile solo, in UE.Ogni orario e ogni sostituzione ha una motivazione leggibile. L'AI propone, ma l'ultima parola resta sempre al dirigente.
Ogni sostituzione proposta arriva con il perché scritto accanto: stessa materia, già a scuola a quell'ora, ore da recuperare, chi ne ha fatte meno finora. E ogni orario generato lascia scritto quali vincoli desiderati ha dovuto cedere, e su quali docenti.
Serve a te prima ancora che alla norma: è la risposta pronta quando un docente chiede «perché proprio io?».
Il GDPR (art. 22) guarda con sospetto le decisioni unicamente automatizzate: qui il sistema propone, il dirigente dispone. La firma resta umana.Lavora sui numeri — ore, vincoli, coperture, rotazione — non sulle persone. Nessun punteggio, nessun giudizio sul singolo docente.
Nessun punteggio sulla persona, nessuna classifica, nessuna misura di «produttività». Il motore lavora su numeri di servizio: ore di contratto, ore libere, vincoli dichiarati, coperture fatte, rotazione.
È il perno di ogni discussione con RSU e sindacati — l'art. 4 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970) è il primo articolo che esce quando entra uno strumento nuovo. Qui non c'è niente da controllare a distanza: non registriamo comportamenti, e le assenze salvano data e ora, mai il motivo.
Niente motivo dell'assenza = nessun dato sulla salute (GDPR art. 9), e nessuna valutazione d'impatto da fare per questo.Tu registri l’assenza. Al resto pensa l’AI.
Tu non chiami nessuno.
L'AI chiude il cerchio.
Durante la prova gratuita di sei mesi, in uso privato, il programma non manda niente ai docenti: calcola la copertura e ti dice chi chiamare. L'avviso ai docenti si attiva quando la scuola adotta il servizio.
Un sistema che prende in carico le assenze: trova la copertura, notifica il docente e chiude il cerchio — senza che tu sollevi un telefono.
Tre impostazioni, e le scegli tu: l'invio automatico della richiesta si accende o si spegne; il primo giro può andare solo a chi si è dichiarato disponibile e allargarsi a tutti dopo i minuti che indichi; la conferma automatica chiude la copertura da sola dopo i minuti che indichi, se nessuno ha risposto. Se un docente rifiuta, si passa al prossimo in lista.
Ogni permesso breve va recuperato entro 2 mesi, o scatta la decurtazione in busta paga. SinergiaScuola tiene il conto da sola, docente per docente — ore da recuperare e ore fatte in più — e avvisa prima della scadenza.
Il sistema guarda lo storico delle ultime otto settimane e ti dice quante assenze aspettarti in un dato giorno della settimana, con la media e i giorni più critici dei prossimi cinque. Sono numeri sul giorno: nessun nome, nessun elenco di docenti a rischio — non è una funzione mancante, è una scelta.
Il sistema segnala chi ha superato le 22 ore frontali e ha già preso più di due sostituzioni negli ultimi 30 giorni. Guarda il lavoro che è stato assegnato, non la persona: nessun punteggio sul singolo docente, nessuna previsione sulle sue assenze.
Orario, permessi, vincoli, monte ore, stampe: la segreteria e il dirigente in un posto solo.
Excel, Word, LibreOffice, CSV, HTML: la griglia di EDT, Argo, Zonabit, ClasseViva o quella fatta a mano entra senza conversioni. Legge le celle unite, riconosce i docenti dal cognome e capisce in quale plesso sta la «1A». Se l'account è vuoto, da quel file tira su sedi, classi, materie e piano ore.
Il formato non lo chiediamo e non lo indoviniamo: cerchiamo nel file una riga in cui almeno tre celle sono nomi di giorni. Quella è l'intestazione di un blocco, e il titolo sopra dice di chi è la griglia — una classe o un docente. In un file con venti blocchi si leggono venti classi.
Poi ogni pezzo di casella viene confrontato con i docenti veri del tuo foglio: quello che combacia è il docente, il resto è la materia. Se il cognome appartiene a due persone, non si sceglie a caso: si lascia da assegnare e te lo si dice.
Sul nostro istituto di prova: 6.696 lezioni, 13 sedi, 176 classi, riga per riga identiche all'originale.Sposti una lezione e il programma controlla mentre lo fai: doppia prenotazione dello stesso docente in un altro plesso, vincoli ceduti col motivo, ore che non entrano nella settimana della classe, e l'elenco dei docenti da avvisare. Ogni correzione a mano allena la generazione successiva.
A ogni spostamento non rileggiamo la classe: rileggiamo tutto il plesso. È l'unico modo per vedere la doppia prenotazione — lo stesso docente in due classi diverse alla stessa ora — che a mano non si vede mai, perché guardando una griglia per volta sembra tutto a posto.
E quando una scelta costringe a cedere un vincolo desiderato, la casella lo dice col motivo invece di cedere in silenzio. Alla fine ti elenca i docenti toccati dalla modifica, pronti da avvisare.
Giorno libero, ore consecutive, spostamenti fra sedi, materie pesanti da non ammucchiare, ore appaiate, giornate corte, ora ridotta da recuperare. Ogni regola può essere vincolante o desiderata: la seconda si cede solo se non c'è altra strada, e in griglia resta scritto perché.
Ogni regola ha due pesi, ed è la scuola a sceglierne uno: vincolante è un muro (il motore non lo attraversa mai), desiderato è un costo (lo cede solo se non c'è altra strada, e ti scrive dove).
La differenza non è teorica: dichiarare vincolante tutto ciò che è solo preferibile è il modo più comune di rendere un orario impossibile. Per questo, prima di costruire, la diagnosi ti dice se i vincoli in conflitto sono troppi — prima, non dopo.
I criteri dell'orario sono materia del Collegio e della contrattazione d'istituto: il programma li esegue, non li decide.L'intelligenza artificiale legge classi, materie, vincoli e carichi dei docenti e produce l'orario settimanale ottimale in meno di un minuto.
Non è una tabella riempita a caso e poi corretta: è un motore a vincoli. Prova una combinazione, torna indietro appena ne viola uno, e fra tutte le soluzioni valide sceglie quella col punteggio migliore su buchi, carichi, materie pesanti e rotazione.
Un istituto con 30 docenti e 15 classi ha milioni di combinazioni possibili: è per questo che a mano richiede settimane e ogni ritocco fa ripartire tutto da capo.
Ogni correzione che fai a mano viene riletta la notte e cambia i pesi della volta dopo: l'orario di gennaio non è costruito come quello di settembre.Materie, ore di contratto e di servizio, supplenze. E i permessi brevi orari: il CCNL (art. 16) prevede un limite annuo e l'obbligo di recupero entro 2 mesi — superato il termine scatta la decurtazione dallo stipendio. SinergiaScuola tiene il conteggio per ogni docente e avvisa quando si avvicina la scadenza.
Il permesso breve non è un giorno: sono ore, e il CCNL le lega a un recupero. Non più di due ore per volta, entro il limite dell'orario settimanale d'insegnamento, e da recuperare entro i due mesi successivi: scaduto il termine scatta la trattenuta.
Il conto lo tiene il sistema per ogni docente — ore chieste, ore recuperate, quanto manca — e avvisa prima che il termine scada. È il tipo di conto che in segreteria si perde su un quaderno.
CCNL Scuola, permessi brevi. Il diritto allo studio (150 ore, DPR 395/1988) ha invece regole sue: non si recupera, e ha un tetto d'organico.Disponibilità, giorni preferiti, fasce da evitare: ogni docente le indica e il sistema le rispetta in automatico. Meno discussioni, più armonia.
Chi è assente, quante ore sono scoperte, chi è in sovraccarico: un colpo d'occhio in tempo reale, anche dal telefono.
Il dirigente abilita singoli docenti a funzioni precise: segnalare assenze, gestire sostituzioni, accedere all'orario del plesso. Ogni ruolo vede solo ciò per cui è autorizzato.
Il dirigente stampa o esporta l'orario generale, per plesso e per classe. Ogni docente vede il proprio orario nella sua pagina, senza cercarsi fra le classi degli altri.
Ogni mattina feriale ricevi un avviso sul browser con il riepilogo delle assenze del giorno. Inizi la giornata già con la situazione sotto controllo, senza cercare nessuno.
Parte da solo, all'ora che scegli tu, e la sveglia gira ogni ora invece di essere puntata una volta all'avvio: così un riavvio del server non fa saltare l'avviso di domani.
E l'ora è quella italiana, non quella della macchina — i server lavorano in UTC. È il dettaglio che fa arrivare l'avviso alle 7 e non alle 9: piccolo da scrivere, decisivo da ricevere.
Hai una domanda su permessi, diritto allo studio o normativa CCNL Scuola? L'assistente AI risponde in italiano con riferimenti contrattuali precisi, senza dover sfogliare il contratto.
Risponde da una base di conoscenza curata a mano, non inventata al momento: ogni risposta è stata scritta, riletta e collegata alla norma. Per questo non si inventa un articolo che non esiste.
E cresce con un volano: le domande a cui non ha saputo rispondere finiscono in una coda, vengono raggruppate per argomento e diventano voci nuove. Quello che chiedi tu oggi, alla scuola dopo risponde subito.
Sulla normativa la risposta è orientativa e lo dichiara: il testo che fa fede resta il CCNL vigente e il contratto d'istituto.Monitora ore di servizio, extra da supplenza e ore rimanenti per ogni docente. Zero fogli Excel: tutto calcolato automaticamente a ogni modifica dell'orario.
Non c'è un tasto «ricalcola»: il conto si rifà a ogni modifica dell'orario, di un'assenza o di un permesso. Ore di cattedra, ore eccedenti da supplenza, ore da recuperare e ore a credito stanno tutte nella stessa riga.
È il documento che serve quando arriva la richiesta di pagamento delle ore eccedenti, o quando un docente contesta il conteggio: c'è già, aggiornato, senza rifare la somma.
Sei lavori partono da soli, a orari fissi, senza che nessuno apra il programma. Non è un tasto che fa una cosa più in fretta: è un lavoro che non devi più ricordarti di fare.
Niente installazioni. Accedi con Google e in dieci minuti il sistema conosce la tua scuola.
Plessi, classi, docenti e materie: li imposti una volta sola. I dati dei docenti arrivano dal tuo Foglio Google.
Premi un tasto: l'AI costruisce l'orario rispettando ore, vincoli e preferenze. Quello che prima richiedeva settimane.
Assenze, sostituzioni, permessi e recuperi: tutto automatico e tracciato, pronto anche per le ispezioni.
Nomi ed email dei docenti non entrano nel nostro database: la fonte di verità è il Foglio Google del tuo istituto, sincronizzato in automatico. Sono tuoi — e restano tuoi.
Nomi, email e materie dei docenti stanno solo nel Foglio Google della tua scuola. Nel nostro database teniamo soltanto identificativi pseudonimizzati, mai i dati in chiaro.
Ogni modifica — orari, classi, assenze, permessi — si riflette in automatico sul tuo foglio: una copia aggiornata e leggibile, sempre a portata di mano.
Se un giorno smetti, i dati restano nel tuo Drive: te li tieni. Nessun blocco, nessun riscatto: sono già tuoi.
I dati non stanno in un formato nostro: stanno in un Foglio Google che è tuo, scheda per scheda (docenti, classi, orario, assenze). Da lì si esportano in Excel, CSV o PDF con due clic, senza chiederci niente e senza aspettare nessuno.
Se un giorno decidessi di andartene, non c'è nessuna migrazione da comprare: il foglio resta dov'è, con dentro tutto.
È il diritto alla portabilità (GDPR art. 20) reso inutile perché già esercitato: i dati non li abbiamo mai presi in ostaggio.Scegli una sezione per vedere l'anteprima animata — nessuna registrazione richiesta.
L'AI conosce il CCNL Scuola, la struttura della tua scuola e i dati di ogni docente. Giorno e notte, senza attese.
La domanda che si fa ogni dirigente prima di adottare un nuovo strumento è una sola: i dati dei miei docenti sono al sicuro? La risposta è sì — e qui sotto trovi il perché, in concreto, non a parole.
I nomi e le email dei docenti restano nel Google Drive della tua scuola — il nostro server li legge quando servono, ma non li scrive nel database: lì al loro posto conserviamo codici calcolati con una chiave segreta, non riconducibili a nessuno senza quella chiave. Nessun dato sensibile (salute, sindacato, ecc.) viene raccolto. Per la scuola significa rischio minimo e zero sorprese per il DPO.
Le scuole possono usare l'intelligenza artificiale — il MIM ha pubblicato le Linee guida il 9 agosto 2025. La nostra è costruita per stare dalla parte giusta, e si spiega in quattro punti:
Nome, email e dati anagrafici dei docenti restano nel tuo Google Drive: il nostro server li legge quando servono, senza scriverli. Nei nostri database, al loro posto, conserviamo un identificativo pseudonimizzato (HMAC-SHA256 con una chiave segreta che non sta nel database): non contiene il nome né l'email, e senza quella chiave non è riconducibile alla persona.
Nel nostro database il docente è una stringa: HMAC-SHA256(istituto + email), calcolata con una chiave segreta che non sta nel database. Non è cifratura reversibile: da quella stringa non si torna all'email nemmeno noi, e senza la chiave non si può nemmeno provare a indovinarla.
Nome, cognome ed email vivono solo nel tuo Foglio Google, che è tuo. Se domani spegnessimo tutto, i dati personali dei tuoi docenti sarebbero ancora esattamente dove sono adesso.
È minimizzazione vera (GDPR art. 5.1.c): non tenere il dato è l'unica misura che non può fallire.Usiamo lo scope drive.file: l'app può gestire solo il foglio che crea lei stessa per la tua scuola e non vede nessun altro file del tuo Drive. È l'accesso più restrittivo possibile — zero rischio per gli altri documenti dell'istituto.
Il permesso che chiediamo si chiama drive.file e vale solo per i file che l'app stessa ha creato. Non è una promessa nostra: è Google a non farci vedere il resto del tuo Drive.
Puoi verificarlo quando vuoi dalla tua pagina Google delle app collegate — e revocarlo da lì, senza chiederci niente.
È la minimizzazione applicata ai permessi: chiedere l'accesso più stretto che basta al lavoro.I dati in transito sono protetti da HTTPS / TLS 1.2+, con HSTS abilitato. A riposo cifriamo con AES-256-GCM i dati più delicati: account del dirigente, token di accesso Google, denominazione e codice meccanografico dell'istituto, credenziali della casella email, firme delle Condizioni e contatti della demo. Orari, date di assenze, permessi e sostituzioni restano leggibili nel database, collegati a un'impronta e mai a un nome (l'elenco completo è qui). Il database usa backup automatici e replica continua. I nostri server — database e applicazione — sono in Unione Europea (Francoforte). Il foglio Google con nomi ed email è trattato da Google in UE e USA, con clausole contrattuali tipo (decisione 2021/914): l'elenco è in sub-responsabili.
Ogni operazione sensibile — accessi, generazione orario, modifiche alla struttura, sostituzioni, export — è registrata con timestamp e ruolo. Le registrazioni sono conservate 12 mesi e cancellate ogni notte: in quella finestra il DPO ha la tracciabilità delle operazioni.
Forniamo il Data Processing Agreement ai sensi dell'art. 28 GDPR con le misure tecniche e organizzative ex art. 32. Il DPO della tua scuola è coperto fin dal primo giorno.
Quando una scuola usa un fornitore, la scuola resta titolare e il fornitore diventa responsabile del trattamento: l'art. 28 impone fra i due un contratto scritto con contenuti minimi obbligatori — oggetto, durata, tipi di dati, riservatezza, sub-responsabili, assistenza al titolare, sorte dei dati alla fine del servizio.
Quel contratto c'è già, dentro le Condizioni del Servizio, e si accetta alla registrazione: non devi farlo scrivere a nessuno. Leggilo qui — il tuo DPO lo trova già pronto.
GDPR art. 28, comma 3: sono i contenuti che il tuo DPO cerca per primi.Privacy Policy aggiornata al Regolamento UE 679/2016. Gestione permessi, diritto allo studio e assenze conforme al CCNL Scuola vigente. Nessuna sorpresa legale o contrattuale.
Due norme diverse, da rispettare insieme: il GDPR su come si trattano i dati, il CCNL su cosa si può chiedere a un docente e come si contano le sue ore. Un software che rispetta il primo e ignora il secondo produce orari che la scuola non può adottare.
E dal 2024 c'è una terza cornice, il Regolamento europeo sull'AI (Reg. UE 2024/1689): il suo Allegato III elenca fra i sistemi ad alto rischio quelli che decidono l'ammissione degli studenti, ne valutano gli apprendimenti o ne monitorano il comportamento durante le prove. Il nostro non fa nessuna di quelle tre cose: costruisce orari e copre assenze, e sugli studenti non tratta nulla.
Le Linee guida del Ministero (2025) dicono che le scuole possono usare l'AI: la domanda vera non è «si può?», è «per fare cosa, e con quali dati».Nessuna password da gestire o dimenticare. L'autenticazione avviene esclusivamente tramite Google OAuth 2.0 — il tuo istituto gestisce già chi ha accesso con G Suite scolastica.
Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): le assenze registrano solo data e ora, mai il motivo. Niente salute, niente appartenenza sindacale. La valutazione d'impatto (DPIA) resta un obbligo del Titolare, cioè della scuola: noi forniamo la documentazione tecnica per agevolare il tuo DPO.
Un'assenza qui è una data e un'ora. Il motivo — malattia, visita, legge 104 — non ha nessun campo dove essere scritto, e non per svista: è una scelta di progetto.
Il motivo sarebbe un dato sulla salute, che il GDPR mette fra le categorie particolari dell'art. 9 e vieta di trattare salvo eccezioni. Non raccogliendolo, la scuola ha un trattamento molto più semplice da giustificare. Sulla valutazione d'impatto dell'art. 35 la nostra analisi è che non ricorrano le condizioni che la rendono obbligatoria (art. 35 GDPR e Provvedimento del Garante n. 467/2018), ma l'obbligo e la decisione finale spettano al Titolare, cioe' all'istituto: noi forniamo la documentazione tecnica, la valutazione la fa il tuo DPO. L'analisi per intero è qui.
GDPR artt. 9 e 35. Il dato più sicuro resta quello che non esiste.La piattaforma può vedere ed elaborare esclusivamente il foglio Google che crea lei per il tuo istituto. Non accede ad altri file del tuo Drive: tecnicamente non può, nemmeno volendo.
Se la tua scuola usa Google Workspace for Education, i docenti già loggati sul browser scolastico entrano in SinergiaScuola con un click, senza digitare nulla. Single Sign-On istituzionale senza configurazioni aggiuntive.
SinergiaScuola è un progetto in fase di sviluppo. Oggi si usa gratis per 6 mesi: nessuna carta di credito e nessun addebito.
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